La gestion et le suivi au quotidien des nombreux services d’une entreprise ne sont pas des tâches de tout repos. Pour se faciliter un peu le travail, de nombreuses entreprises n’hésitent pas à s’équiper d’un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning). Ce dernier étant un système informatique détenant une multitude de fonctionnalités, il est parfois complexe à paramétrer. Se faire accompagner d’un consultant ERP est en ce moment la solution, mais il vous faudra lui fournir un cahier des charges ERP. Qu’est-ce qu’un cahier de charges ERP ? Comment le rédiger ? Cet article fournit quelques éléments de réponse.
Un cahier des charges ERP, qu’est-ce que c’est ?
Simplement, un cahier des charges ERP est un document contractuel fourni par une entreprise, à un éditeur et accompagnateur de paramétrage de logiciel ERP comme Eden ERP. Ce document permet aux responsables du projet ERP de communiquer d’une manière efficace les attentes et exigences de l’entreprise en matière de logiciel de gestion. Pour que tous les besoins soient pris en compte, ce document doit être rédigé avec la collaboration des représentants des différents services concernés par cette solution ERP.
Les informations à mettre dans un cahier des charges ERP
Étant donné que ce cahier est destiné au prestataire intégrateur et qu’il devra après sa lecture proposer les solutions ERP les mieux adaptées aux besoins de votre entreprise, sa rédaction est une étape des plus cruciales pour vous. Vous devez être précis, complet et expliquer clairement vos attentes et vos besoins. De nombreuses informations devront alors y être incluses. Les voici plus en détail.
L’entreprise
Il est important de bien présenter son entreprise dans le cahier des charges. Le consultant ERP doit facilement saisir les enjeux et problèmes auxquels vous êtes confrontés à partir du document. Vous devez au besoin indiquer la volumétrie de vos clients et de vos commandes. Vos perspectives d’avenir ainsi que vos objectifs à court et à long terme doivent également y figurer pour que la solution ERP les prenne en compte et ne devienne pas obsolète après des années.
Les processus
Vous devez veiller à introduire dans votre cahier des charges ERP, une description facile à comprendre de la totalité des processus déjà existants dans l’entreprise. Du service marketing à la comptabilité, le consultant doit bien comprendre le mécanisme de fonctionnement de votre société pour bien paramétrer votre logiciel de facturation.
Les besoins
Comme vous le savez, les besoins c’est-à-dire les fonctions attendues de votre nouvel outil ERP représentent le point le plus important du cahier des charges ERP. Sans eux, vous ne serez d’ailleurs pas amené à rédiger un tel document. Vous devez alors vous assurer d’être le plus explicite possible dans la transcription de ces informations dans le cahier. Vous devez également les priorisées pour que le consultant sache sur lesquels des problèmes, il doit le plus se focaliser.
Les contraintes
Les contraintes auxquelles le logiciel ERP doit faire face sont également à indiquer. Il s’agit surtout là des problèmes d’interfaçage avec le reste de votre système d’information. En clair, vous devez préciser les autres outils informatiques que vous utilisez et avec lesquels la solution ERP devra s’interfacer. Vous avez aussi le droit de préciser dans cette rubrique les caractéristiques spécifiques comme les normes de sécurités, l’emplacement de stockages des données que vous désirez voir sur votre ERP.
Le projet
À ce niveau de la rédaction, vous devez faire ressortir les points importants du projet lui-même. Vous devez préciser le planning à respecter, les modalités de la phase de choix de l’outil, etc.
En somme, le cahier des charges est un document à bien rédiger pour que votre projet ERP soit un succès. Il est possible toutefois de faire l’impasse sur celui-ci, mais cela revient à poser une action des plus risquées qui pourrait vous coûter cher. Il est également possible de se faire assister dans la rédaction par un prestataire dont c’est le métier.